Propriétaires : protégez votre self stockage contre les vols !

En self stockage, la confiance joue un rôle crucial. Mais, la confiance n’exclue pas le contrôle ! Les locataires de box de stockage choisissent un centre de self stockage dans lequel ils ont confiance, même si le prix est un petit peu plus élevé. Vos locataires font confiance au propriétaire pour garder leurs affaires dans un endroit sécurisé. Vos locataires ont confiance en votre centre de self stockage. Ils pensent que vous allez honorer votre part du marché. En contre-partie, ils versent un loyer pour ce service.

Pour cela, vous embauchez du personnel de confiance. Vous vérifiez dans le moindre détail les antécédents de vos employés (références, enquêtes, évaluation…) de manière à être sûr que c’est la bonne personne. Vous consacrez beaucoup de temps et d’argent à recruter le bon manager. Une fois que vous pensez avoir trouvé la bonne personne, vous continuez à le former, vous évaluez ses performances, pour finalement lui faire confiance pour exploiter votre centre de self stockage. Le temps passe et vous êtes de plus en plus confiant dans les capacités de votre manager. Vous apprenez à le connaître (famille, hobbies….). Votre confiance s’approfondit. Vous déléguez plus de tâches, vous lui donnez des responsabilités supplémentaires et très souvent vous vérifiez de moins en moins son travail, persuadé que c’est la bonne personne. Puis, un jour, il se passe quelque chose. Vous vous apercevez que quelque chose est louche. Cela peut-être une conséquence de votre expérience en self stockage, une phrase entendue par un employé ou un locataire… Vous vérifiez les enregistrements numériques et repérer tout à coup des manipulations douteuses (financières ou autres). Ce manager vous vole !

Surveillez !

Votre manager ne va pas bien ! Souvent, il s’agit d’un évènement au cours de sa vie (divorce, mariage, naissance, décès, maladie dans sa famille…). Cela engendre des turbulences financières. Ou tout simplement, personne ne le surveille, ou peu. Il est très autonome. Une pensée lui vient alors « juste cette fois ». « Je ne serai jamais pris ». Parfois, le manager pense qu’il mérite « mieux ». Alors, il commence à « truander » par ci, par là. "Personne ne me regarde, je suis autonome. On me fait confiance".  Généralement, cela fait boule de neige.

Du fait de cette forte autonomie (souvent alliée à une bonne expérience en self stockage), un centre de self stockage est la cible idéale pour les vols. Il s’agit d’un lieu qui génère la créativité « négative » de certains employés. Il y a de nombreuses failles. Les logiciels et la technologie jouent leur rôle pour cloisonner cela. Mais un manager expérimenté trouvera souvent la ou les failles. Une fois que cela commence, il n’est pas rare que cela fasse boule de neige.

Très souvent, le « vol » commence par de petites choses. Plus tôt, le propriétaire s’en aperçoit, mieux c’est.

Les espèces et les dépôts : L’une des choses les plus faciles pour un propriétaire est de mettre en place des audits. S’il manque de l’argent en caisse lors de l’audit, cela est très mauvais signe. Il faut absolument faire des contrôles imprévus et fréquents. Beaucoup d’astuces existent. Je ne les citerai pas toutes pour ne pas donner trop d’idées négatives. Par exemple, un manager a remplacé un dépôt d’espèces par un chèque bidon qu’il avait trouvé dans un box impayé ! Il empoche bien sûr, l’argent.
Vos dépenses : si votre manager à la main sur certaines dépenses, vérifiez absolument si elles sont justifiées et si elles ont bien eu lieu.
Les box dits « delinquant » : le manager noue souvent des relations privilégiées avec les locataires. Il est facile de « truander ».  Un manager à pris 50 euros pour ouvrir et laisser l’accès au box du locataire retardataire afin qu’il puisse prendre ses affaires de valeur. Il a bien sûr empoché l’argent !
Les marchandises : un manager vendait des marchandises à un client qu’il connaissait. Il ne donnait pas de facture. Il ne saisissait pas la vente dans le logiciel. A la fin du mois, il effectuait un ajustement des stocks. Les marchandises étaient bien sûr payées en espèces et il empochait la somme !
La location de box de stockage : un manager était contrôlé toutes les fins de mois. Il loue un box de 15m2 à un locataire pour 15 jours. Il établit le contrat. Paiement en espèces. Le locataire part 15 jours après. Il annule le contrat et empoche les espèces ! Personne n’a vérifié si le box avait été occupé. Plus vicieux, il avait donné un code journalier au client pour entreposer dans le box, puis le vider. Seul des audits réguliers et imprévus peuvent démontrer le vol. Ne laissez jamais un manager vous « embrouillez » dans des explications.   
Les discounts : souvent un manager à la main sur les discounts afin de pouvoir louer plus facilement. Il peut être payé en espèces, établir une remise et empocher la différence !  Le locataire paie réellement mais l’argent ne va pas au centre de self stockage.

Le vol du temps : comme votre manager est autonome, il arrive qu’une heure par ci ou par là, il prenne rdv. Pour se faire couper les cheveux, pour un rdv chez le médecin… Il dira qu’il est allé démarcher un client professionnel.

Cela est une liste non exhaustive de ce qui arrive aux centres de self stockage. Le meilleur moyen de contrer cela est d’établir des audits imprévus et fréquents par des experts en self stockage. Pourquoi un expert en self stockage ? Tout simplement parce qu’il détectera rapidement les anomalies, les choses louches… plus facilement. Il ne se laissera pas « berner » par la tchatche du manager, les excuses bidons…

Il existe de nombreuses astuces pour truander. Souvent, les managers ont des primes sur les résultats. Par exemple, sur le taux de concrétisation des demandes. Beaucoup d’employés ne saisissent pas le nombre exact de demandes issues du téléphone ou d’une visite sur place. Cela augmente facilement, le taux de concrétisation. De même, s’il a un objectif sur les demandes web. Il est très facile de prendre le nom d’un client et de le saisir via un ordinateur tiers. Le client revient faire son contrat plus tard. Résultat : le hit ratio web augmente ! 

Congédier un employé

Une fois que vous avez découvert que votre employé volait, la confiance est brisée.  Il promet de ne plus jamais recommencer, mais c’est trop tard. Il n’y a pas de deuxième chance quand on vole. Il connaît les conséquences. Votre seul option est de mettre fin au contrat de votre employé. Il faut traiter cela très rapidement. Au risque de donner une mauvaise image aux autres employés. Être victime d’un vol n’est pas agréable : sentiment de trahison, honte, choc, culpabilité… Dans certains cas, il peut y avoir des poursuites judiciaires. Il est judicieux de vous faire conseiller avant de licencier votre employé. Cela doit être fait correctement, légalement. En tant qu’employeur, vous n’avez pas le droit à l’erreur.  Laissez de côté vos émotions et traiter votre affaire efficacement. Une fois votre employé licencié, vous devez changer les serrures immédiatement (accueil…). Vous devez résilier son code d’accès, changez le code des alarmes… Si vous avez été un peu laxiste dans les audits, il est temps de vous rattraper. Examinez, réévaluez votre centre de self stockage. 

Que ce soit un manager qui a mal tourné ou un manager « voleur », il n’y a pas à trancher : c’est un voleur. La confiance est partie et elle ne peut être réparée. En tant que propriétaire de self stockage, vous devez avoir conscience de ce qui se passe dans la vie d’un centre de self stockage. Souvent ces histoires restent silencieuses car le propriétaires à honte, cela donne une très mauvaise image du centre de self stockage. Cela arrive beaucoup plus souvent que vous ne le pensez. Votre rôle est de mettre en place des audits, des vérifications régulières et imprévues. Vous devez détecter rapidement toutes les anomalies. Si quelque chose est suspect, vous devez enquêter. S’il y a vol, vous devez traiter la chose rapidement. Puis, passez à autre chose.