Toute entreprise qui gère de l’argent ou des inventaires risque le vol. En
fait, dans toute entreprise, il y a un risque de vol. Si vous disposez d’un
centre de self stockage, il y a de multiples façons de voler votre centre de
stockage. Vos employés sont très autonomes en garde-meuble. Le propriétaire
peut difficilement tout suivre. Certains employés ne manquent pas d’audace et d’astuces
pour flouer le propriétaire du garde-meuble ou du self stockage. Si cet article
voit le jour, c’est parce que depuis plus de 10 ans dans le self stockage, dont
environ 3 en tant que consultant indépendant pour de nombreuses enseignes, j’ai
constaté que les centres de self stockage étaient une cible facile et que de
plus en plus de propriétaires me demandent de mettre en place des procédures de
contrôle interne contre le vol.
Il existe beaucoup de façons de procéder pour un employé. C’est au
propriétaire de faire le nécessaire pour ne pas devenir une cible facile. Afin
de vous aider, voici une liste non exhaustive où votre centre de stockage peut
être vulnérable. Certains contrôles internes simples, à mettre en place, vous
permettront de garder vos employés dans le droit chemin.
Les avoirs sur les
pénalités de retard
Il arrive de faire un geste sur les pénalités de retard d’un locataire et c’est
normal. Cependant, c’est une occasion facile pour un employé de voler un peu d’argent
facilement. L’employé empoche l’argent en espèces et fait un avoir sur la
pénalité du compte de votre locataire, générée par le logiciel de gestion. Si
un employé fait régulièrement cette technique très simple, il peut empocher facilement
une centaine d’euros chaque mois.
Afin de contrer cela, il est du devoir du propriétaire de mettre en place
quelques contrôles pour protéger l’entreprise. Une règle simple est de ne pas
autoriser les avoirs sur les pénalités des locataires. Il est vrai que ce n’est
pas la règle la plus commerciale qu’il existe, mais elle est nécessaire. Il y a
parfois des circonstances particulières, qui font que le manager doit retirer
les pénalités de retard, mais elles doivent être justifiées et exceptionnelles. Il est important de ne pas retirer
régulièrement les pénalités à un même locataire, vous perdriez toute
crédibilité.
Une chose est sûre, en tant que propriétaire, vous devez examiner les
rapports de gestion du logiciel. Vous verrez facilement ce qu’il se passe dans
votre centre de stockage.
Le box de stockage
gratuit
Un autre moyen évident de voler une entreprise de self stockage est de
permettre à un nouveau locataire d’emménager dans son box, sans faire de
contrat de location dans le logiciel de gestion. Le paiement se fera en espèces.
Si, personne n’effectue un contrôle des espaces de stockage, cela passe très
facilement inaperçu. De même, si l’employé fait ce contrôle lui-même ! Ou
avez-vous vu qu’un employé se contrôlait lui-même ? Restez raisonnable.
Pour palier à ce manque à gagner pour l’entreprise et pour lutter contre ce
vol, il est facile de mettre en place des audits réguliers. Les espaces de
stockage loués dans le logiciel doivent l’être physiquement. L’escroquerie est
très facile pour un employé. Il peut se faire très facilement des centaines d’euros
par mois.
Une autre variante est de résilier le contrat du locataire avant qu’il ne
vide son box. Des inspections régulières par une personne neutre sont alors
inévitables pour le bien de votre entreprise.
Les remises
Avez-vous déjà examiné le rapport des loyers pour voir combien paie chaque
locataire ? Une autre façon pour un employé de se remplir les poches
facilement est de faire une remise sur le loyer du locataire dans le logiciel
et de faire payer au locataire le prix normal en espèces.
Une autre manière, plus intelligente de voler votre garde meuble est de
faire payer le locataire plus que le prix normal. Si un box de 5 m² est à 99
euros, votre employé peut faire payer 109 euros à votre locataire et empocher
la différence.
Pour éviter ces vols, vous devez privilégier le paiement par carte bancaire
ou par chèque. Il est facile de tricher avec un paiement en espèces. Cela est
plus difficile avec une carte bancaire ou un chèque.
Si vos employés sont en charge des dépôts, ils peuvent facilement brouiller
les pistes.
L’inventaire
Vous vendez des cadenas, des cartons et d’autres fournitures d’emballage ?
Votre inventaire doit être contrôlé afin d’éviter la fraude. Chaque mois, vous
devez contrôler le stock réel avec le stock du logiciel de gestion. Si, chaque
mois, votre employé effectue trop d’ajustements, ce n’est pas normal. Soit il
est très tête en l’air, soit il vole. Si vos ventes chutent de 30 % par rapport
à la normale, ce n’est pas normal. Vérifiez aussi si les quantités commandées
sont bien entrées dans le logiciel. Il est très facile de vendre des
marchandises et d’obtenir un paiement en espèces. L’employé peut mettre dans sa
poche les sous et faire un ajustement du stock.
Cette liste non exhaustive peut vous permettre de mieux sécuriser votre
entreprise de self stockage (garde-meuble en libre-accès). Il existe beaucoup
de techniques pour un employé de se faire facilement un peu d’argent. Ne croyez
pas que cela n’arrive qu’aux autres. En période de crise ou de fêtes de fin d’année
où les dépenses peuvent être nombreuses, certaines personnes peuvent facilement
céder à la tentation. Il arrive parfois qu’une personne honnête cède une fois
et, voyant que cela est facile recommence plusieurs fois. En tant que
propriétaire, il est de votre devoir de sécuriser votre centre de stockage.
Nb : si vous souhaitez faire un audit de votre self stockage ou mettre
en place des procédures, n’hésitez pas à contacter les consultants indépendants
du site location-gardemeuble.fr à info@location-gardemeuble.fr.
